Mobiilinäytteenotto helpottaa näytteenottajien arkea – Uuden ohjelman kehittäminen oli tietohallinnon taidonnäyte
22.2.2022
• Tiedote päivitetty: 23.2.2022
Mobiilinäytteenotto helpottaa näytteenottajien arkea monella tavalla. Uuden järjestelmän kehittämisessä on kuultu niin ohjelman varsinaisia käyttäjiä kuin sovellusasiantuntijoita.
Sairaaloiden ja terveyskeskusten vuodeosastoilla otetaan vuosittain valtava määrä erilaisia näytteitä. Tähän asti näytteenotot osastokierroilla on toteutettu niin, että vanhasta järjestelmästä on tulostettu kullekin osastokierrolle tilattujen tutkimusten näytetarrat etukäteen ja niiden mukaisesti lähdetty hakemaan näytteet. Näin tarroihin on jäänyt tulostushetken aika, vaikka näyte onkin otettu vasta myöhemmin.
Nyt vanhaa järjestelmää ollaan korvaamassa uudella, mobiilinäytteenotoksi kutsutulla ohjelmalla. Uusi ohjelma on otettu käyttöön jo Pirkanmaan ja Kanta-Hämeen alueilla kaikissa Fimlabin toimipisteissä, joissa on vuodeosastoja ja osastonäytteenottoa. Tavoitteena on laajentaa mobiilinäytteenotto koko Fimlabin alueelle.
Mobiilinäytteenotto toimii niin, että jokaisella näytteenottajalla on mukanaan tabletti ja kannettava tulostin, jolla näytetarrat saa tulostettua oikea-aikaisesti. Tabletin osastokiertotyökalu on vaatinut näytteenottohenkilöstöltä uuden toimintatavan opettelua.
– Jo nyt mobiilinäytteenoton on opetellut noin 300 työntekijää. Perehdytys ja toimintatavan muutos on ollut suuri ponnistus niin tietohallinnolta kuin käyttäjiltä. Oppiminen on tapahtunut päivittäisen työn lomassa ja se on onnistunut mielestäni erinomaisesti, Fimlabin IT-palvelupäällikkö Olli Pietilä kertoo.
Pitkä projekti on vaatinut useiden asiantuntijoiden työpanoksen
Pietilän mukaan mobiilinäytteenotosta saatu palaute on ollut positiivista. Vaikka uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyykin haasteita, itse toiminnallisuuksiin ollaan oltu tyytyväisiä ja ongelmakohtia on paranneltu sitä mukaa kun niitä on löytynyt.
Mobiilinäytteenoton kehittämisprojekti käynnistyi jo kolme vuotta sitten. Tuolloin alettiin tehdä ensimmäisiä määritelmiä siitä, miten osastonäytteenottoa voitaisiin kehittää ja millainen työkalu näytteenottajia palvelisi parhaiten. Ohjelman toiminnallisuuksista keskusteltiin yhdessä käyttäjien kanssa, minkä jälkeen käyttöliittymäasiantuntija piirsi hahmotelman siitä, miltä sovellus lopulta näyttäisi ja miten se toimisi. Kehitystiimi hoiti varsinaisen koodaustyön.
– Luomassamme osastokiertotyökalussa nähdään osastoittain, kuinka monta potilasta osastolla on, kuinka monta tutkimusta potilaasta on pyydetty ja missä kukin näytteenottaja menee. Kierron etenemistä voidaan seurata reaaliajassa, minkä ansiosta voidaan ohjata vaikkapa apukäsiä osastolle, jossa näytteenotossa meneekin odotettua pidempään, Pietilä kuvailee.
Fimlabin tietohallinnon näkökulmasta projekti on ollut onnistunut, suorastaan taidonnäyte Fimlabin omasta tuotekehityksestä. Projekti on vaatinut useiden eri asiantuntijoiden työpanoksen käyttäjistä koodareihin.
– Matkan varrelle on mahtunut paljon testausta ja dokumentointia, mutta lopullinen tuote on kaiken tuon vaivan arvoinen, Pietilä kehuu.
Asiakaspalvelu on asiakkaan kohtaamista ja kuuntelemista
20.1.2022
• Tiedote päivitetty: 26.1.2022
Laadukas asiakaspalvelu on meille Fimlabissa sydämen asia. Ammattilaisemme eri toimipaikoissa tekevät aina parhaansa, jotta asiakas tulee kuulluksi ja hänen tarpeensa huomioidaan.
Päivi Metsäranta valmistui bioanalyytikoksi vuosituhannen alussa. Uran varrelle on mahtunut niin keikkatyötä kuin pidempiä pestejä sekä näytteenotossa että analytiikan puolella. Päivi on työskennellyt Fimlabin riveissä näytteenottajana vuodesta 2012 alkaen, ensin Hämeenlinnassa ja vuodesta 2015 alkaen Valkeakoskella Pirkanmaalla.
Tavanomainen näytteenottajan työpäivä pitää sisällään monenlaisia asiakaskohtaamisia. Asiakas viettää hoitopolullaan vain hetken näytteenottajan kanssa, mutta tuo lyhyt kohtaaminen on usein sitäkin tärkeämpi.
– Vaikka asiakaspalvelutilanne voi kestää vain viidestä kymmeneen minuuttia, siinä ajassa ehtii hyvinkin kertoa elämäntarinansa. Pidän itse näistä kohtaamisista ja tiedän, että monelle tuo hetki on tärkeä, Päivi kuvailee.
Näytteenoton ja rupattelun ohella asiakaspalvelutilanteeseen sisältyy myös ohjeiden antamista. Näytteenottaja on yleensä se, joka kertoo mitä hoitoketjussa seuraavaksi tapahtuu, minne tulokset tulevat ja mitä asiakkaan tulee itse huomioida.
– Haluan välittää asiakkaalle sellaisen olon, että asiat kyllä hoituvat. Lisäksi pyrin ohjeistamaan esimerkiksi kotinäytteenoton niin hyvin, ettei niiden tekeminen aiheuta päänvaivaa, Päivi kertoo.
Kehut lievittävät jännitystä
Hyvä asiakaspalvelu alkaa tervehtimisestä ja siitä, miten ihminen kohdataan. Ensimmäiset minuutit ovat tärkeitä. Lähes päivittäin näytteenottoon tulee asiakkaita, joilla on piikkikammo tai jotka jännittävät tilannetta muuten. Etenkin lapsilla jännitystä ja pelkoa on havaittavissa enemmän, sillä tilanne on uusi, näytteenottaja on vieras ja käytettävät välineet ovat erikoisia.
– Pyrimme aina huomioimaan jännityksen. On hyvä, että potilas kertoo jännityksestä ja peloista, jotta osaamme suhtautua häneen oikealla tavalla. Usein kehut ja oma rauhallisuus auttavat asiakasta, Päivi sanoo.
Samalla linjalla on myös Päivin kollega Piia Koivula, joka työskentelee näytteenottajana Äänekosken laboratoriossa Keski-Suomessa.
– Luottamuksen rakentaminen on erityisen tärkeää lasten kohdalla ja sille tulee varata aikaa. Näytteenottotilanteessa on tärkeää olla lapselle vilpitön ja osoittaa välittämistä, Piia luonnehtii.
Pitkää pinnaa ja luottamuksen rakentamista
Piia Koivula aloitti uransa terveyskeskusavustajana Äänekosken laboratoriossa jo vuonna 1999. Myöhemmin hän opiskeli bioanalyytikoksi ja valmistuttuaan aloitti vakituiset työt Äänekosken laboratoriossa. Työssä parasta on hänen mielestään erilaisten ja eri ikäisten asiakkaiden kohtaaminen.
Näytteenotossa työskenteleviltä kaivataan tilannetajua ja taitoa kohdata erilaisia asiakkaita. Jos näytteenottotilanteessa ilmenee haasteita, tilanne yritetään kääntää positiiviseksi. Usein näytteenottajan rauhallinen toiminta rauhoittaa myös asiakasta.
Lapsiasiakkaiden kohdalla on pystyttävä ottamaan lapsen lisäksi huomioon aikuinen, jonka kanssa lapsi näytteenottoon saapuu. Vanhemman läsnäolo on tärkeää niin lapselle, kuin vanhemmillekin. Näytteenoton aikana vanhempi pystyy rauhoittamaan lasta, ja hoitohenkilökunnan tärkeä rooli on ohjata vanhempaa tilanteiden vaatimalla tavalla.
– Pyrimme aina luomaan perheen kanssa kunnioittavan ja luottamuksellisen suhteen, jotta näytteenottotilanteesta tulee kaikille positiivinen kokemus!
Koronanäytteenottaja tekee tärkeää työtä
22.10.2021
Koronanäytteenottajat tekevät yhteiskunnallisesti merkityksellistä työtä, johon kukaan ei vielä pari vuotta sitten ollut osannut varautua. Näytteenottopisteiden arki on rutinoitunut, mutta yhä testattavaksi tulee asiakkaita, joille koronatesti tehdään ensimmäisen kerran.
Tarja Heikkisellä on takana pitkä ura laboratoriossa Heinolassa. Työhön on kuulunut lähinnä sydänfilmien ottamista, joskin Fimlabin myötä toimenkuva on monipuolistunut. Kun koronatartuntoja alkoi keväällä 2020 tulla, Tarjaa pyydettiin töihin koronanäytteenottoon.
– Vastasin ensin kieltävästi, koska ajattelin etten osaa hypätä uuteen rooliin. Toukokuussa esimies ehdotti asiaa uudelleen ja totesin, että hyvä on, näin tehdään, Tarja muistelee.
Tarja kehuu saamaansa perehdytystä työhön. Työstä näytteenottajana on tullut lopulta varsin mieluisa, vaikka alku jännittikin. Aiempaan työhön verrattuna Tarja saa myös olla enemmän vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa, mikä on edesauttanut viihtymistä. Etenkin lasten kanssa työskentely on ollut mieluisaa.
– Näytteenottoon saapuvat ihmiset ovat yleensä varsin kiitollisia saamastaan palvelusta ja palaute on pääasiallisesti myönteistä, Tarja kertoo.
Turvallinen työ epävarmoina aikoina
Tampereen Hakametsän drive-in-koronanäytteenotossa työskentelevä Heli Sinisaari siirtyi koronanäytteenottajaksi aiemmasta työstään Fimlabin Nokian laboratoriosta elokuussa 2020. Nokialla hän oli tottunut ottamaan verinäytteitä, sydänfilmejä ja ohjaamaan spirometriatutkimuksia. Vaikka vielä tuolloin näytteenoton arjessa oli monia epäselvyyksiä esimerkiksi suojautumisesta, Heli otti tehtävän innolla vastaan.
– Minulla oli hyvin turvallinen olo, vaikka ajat olivatkin epävarmoja. Osa asiakkaista sen sijaan jännittää näytteenottoa edelleen, sillä joka päivä drive-in-linjalle saapuu ihmisiä, jotka eivät ole ennen olleet koronatestissä, Heli sanoo.
Heli muistuttaakin, että kohtaaminen koronanäytteenottajan kanssa on aina asiakkaalle ainutlaatuinen tilanne. Heli haluaa omalta osaltaan pitää huolta siitä, että jokaisella asiakkaalla on testissä turvallinen olo ja että he saavat tarpeeksi tietoa siitä, miten prosessi etenee.
Vaikka koronanäytteenottajan työ onkin niin sanotusti pätkätyötä, Heli on viihtynyt siinä hyvin. Työt saattavat loppua, jos koronatilanne muuttuu radikaalisti, mutta toistaiseksi testaukselle on vielä runsaasti kysyntää.
– Työn ehdoton suola on ollut tiimi, jossa saan työtä tehdä. Tulemme eri taustoista ja meitä on myös johdettu erinomaisesti, Heli kehuu.
Eturintamassa yhteisen hyvän puolesta
Sekä Heli että Tarja kokevat, että heidän tekemäänsä työtä arvostetaan ja se on merkityksellistä. Molemmilla on ollut vahva tunne siitä, että he haluavat toimia niin sanotusti eturintamassa, kantaa oman kortensa kekoon ison asian puolesta.
– En halua missään nimessä nostaa itseäni ja omaa työpanostani kenenkään yläpuolelle, sillä tämä tehtävä vain nyt sattui eteeni. Olen kuitenkin ylpeä siitä työstä, jota teemme, ja vaikka korona onkin ikävä asia, olen nauttinut tästä haasteesta vielä näin urani ”iltatunteina”, Tarja kuvailee.
Jotta näytteenottajien työ toimii, tarvitaan kaikkien työntekijöiden saumatonta yhteistyötä. Asiakas varaa ajan ensin puhelimitse ja käy testissä, sen jälkeen esimerkiksi Helin tai Tarjan ottama näyte kulkee laboratorioon analysoitavaksi. Kun asiakas saa tuloksensa, näytteenotto on täyttänyt tehtävänsä ja on valmiina palvelemaan seuraavia näytteelle tulijoita.
Palvelupäällikkö huolehtii, että laboratorion arki rullaa sujuvasti
28.9.2021
• Tiedote päivitetty: 20.9.2021
Fimlab tarjoaa laboratoriopalveluita yli sadassa toimipisteessä Pirkanmaalla, Kanta-Hämeessä, Keski-Suomessa, Päijät-Hämeessä ja Pohjanmaalla. Näytteenoton arki on toisinaan hektistä, mutta positiivinen palaute motivoi työntekijöitä.
Sadat näytteenottajat palvelevat Fimlabin asiakkaita päivittäin useissa eri toimipisteissä. Näytteenottajien työpäivä alkaa tavallisesti tulevan päivän läpikäynnillä. Hoitajat varmistavat, onko tiedossa esimerkiksi jotain poikkeuksellista, kuten erikoistutkimuksia. Jokaisella työntekijällä on päivän aikana oma roolinsa, mutta työt hoidetaan yhteisvastuullisesti.
Näytteenottajien päivä koostuu yleensä asiakaspalvelusta ja näytteenotosta. Näytteet pakataan lähetettäväksi eteenpäin, minkä lisäksi työtehtäviin voi kuulua vaikkapa saapuvan tavaran purkua tai tarvikkeiden pakkaamista ammattilaisasiakkaille. Joissakin toimipisteissä tehdään lisäksi potilastutkimuksia ja näytteiden analysointia. Jotta arki sujuisi mahdollisimman jouhevasti, laboratorion työntekijöiden tukena toimii palvelupäällikkö.
Yksi Fimlabin pohjoisen toimialueen kolmesta palvelupäälliköstä on Tarja Tick-Sinkkilä. Hänen tehtävänään on huolehtia siitä, että palvelu pelaa niin kuluttaja-asiakkaiden kuin ammattilaisasiakkaidenkin kohdalla. Tiivis yhteistyö näytteenottajien kanssa on avainasemassa.
– Teen kaikkeni, jotta hoitajien työ sujuisi ongelmitta. Huolehdin tehtävänjaosta ja ratkon erilaisia ongelmatilanteita, jotta hoitajat voivat keskittyä olennaiseen. Pyrin olemaan heille tukena ja apuna tilanteen vaatimusten mukaan. Tämä vaatii meiltä kaikilta vuorovaikutustaitoja ja avoimuutta, Tick-Sinkkilä kuvailee.
Fimlabilla hyvä maine työnantajana
Palvelupäällikön arki pitää sisällään niin suunnittelua kuin käytännön ongelmien ratkomista. Jos toimipisteen resurssit ovat esimerkiksi joskus vajaat, Tick-Sinkkilä saattaa käydä keskustelemassa vuoroaan odottavien asiakkaiden kanssa ennen varsinaista näytteenottoa.
– Kun kerromme asiakkaille, että aikataulu on viivästynyt, negatiivinen palaute hoitajille vähenee merkittävästi.
Pääasiallisesti näytteenottajien saama palaute on positiivista. Palaute tulee yleensä suoraan asiakkailta näytteenoton yhteydessä. Myös vahva luottamus kollegoihin ja koko työyhteisöön motivoi työntekijöitä. Fimlabin maine hyvänä työnantajana on kiirinyt myös niin, että jo työhakemuksessa joku saattaa mainita sen.
– Kun luen työhakemuksen, josta huokuu aito tahto päästä mukaan juuri meidän tiimiimme, tiedän tehneeni myös omalta osaltani työni hyvin, Tick-Sinkkilä sanoo.
Opiskelijaohjauksella merkittävä rooli laboratorion arjessa
Rekrytoinnista puhuttaessa katse kääntyy opiskelijoihin. Opiskelijoilla ja opiskelijanohjauksella on Tarja Tick-Sinkkilän mukaan koko ajan merkittävämpi rooli Fimlabin ja laboratorioiden arjessa juuri rekrytoinnin näkökulmasta.
– Opiskelijaohjaus on meillä luonteva ja tärkeä osa arkea. Kun opiskelijat on otettu vastaan hyvin, he kokevat olevansa osa Fimlabin tiimiä ja tulevat myöhemmin mielellään töihin meille, Tick-Sinkkilä kertoo.
Onnistuneesta opiskelijanohjauksesta on kiittäminen Fimlabin motivoituneita opiskelijavastaavia. Fimlabissa opiskelija saa käytännössä saman perehdytyksen kuin uusi työntekijä. Lisäksi opiskelijoiden henkilökohtaiset oppimistavoitteet tehdään kaikille tutuiksi, ja palautetta annetaan säännöllisesti.
– Haluamme tarjota mahdollisimman hedelmällisen harjoittelun jokaiselle opiskelijalle, Tick-Sinkkilä toteaa.
Fimlabin työntekijöille on tarjolla monenlaisia mahdollisuuksia kehittyä ja muokata työstä itselle mieluisaa. Tarjolla on säännöllisesti esimerkiksi erilaisia vastuutehtäviä, asiantuntijatehtäviä ja pilotointimahdollisuuksia. Jos intoa vain löytyy, työntekijälle voi olla tarjolla jotain uutta ja erilaista.
– Kerron erilaisista mahdollisuuksista työntekijöille ja välitän myös heidän toiveensa eteenpäin.
Palvelupäällikkö Minna Mäkinen kertoo työstään – katso video!