Fimlabissa käytössä oleva Vihta on Netorek Oy:n luoma ajanvarausjärjestelmä, joka on otettu nyt käyttöön kaikissa Fimlabin toimipisteissä. Uusi yhtenevä ajanvarausjärjestelmä on niin asiakkaan kuin henkilöstönkin etu, ja saatu palaute on ollut positiivista.

Vihta oli ensimmäistä kertaa koekäytössä Fimlabin Kanta-Hämeen ja Päijät-Hämeen toimialueilla jo vuonna 2019. Kilpailutuksen jälkeen Vihta otettiin käyttöön koko silloisella Fimlabin toimialueella tammikuussa 2020. Laboratorioissa käytössä olevat itseilmoittautumisautomaatit on liitetty sittemmin järjestelmään, ja myös Pohjanmaan uusissa toimipisteissä Vihta on jo käytössä.

Vaikka Vihta on laajalti käytössä Suomessa eri laboratoriotoimijoilla, kilpailutuksessa oli mukana paljon sellaisia ominaisuuksia, joita Vihdassa ei ollut valmiina.

– Halusimme yhteen ja samaan järjestelmään ajanvarauksen, itseilmoittautumisen ja vuoronumeroasioinnin. Nyt kaikki ominaisuudet ovat yhdessä järjestelmässä ja itseilmoittautumisautomaatit ovat jo käytössä kaikissa toimipisteissämme, kertoo Fimlabin projektipäällikkö Satu Saloranta.

Muutosprojektin toinen vaihe käynnistymässä

Ennen Vihta-järjestelmän käyttöönottoa Fimlabin henkilöstö joutui käyttämään useita eri järjestelmiä päällekkäin. Nyt, kun kaikki ajanvaraukseen liittyvät toiminnot ovat samassa paketissa, työ on sujuvampaa. Lisäksi järjestelmästä kerätty data mahdollistaa palveluiden kehittämisen. 

Nyt alkamassa on muutosprojektin toinen vaihe, jossa tekoäly ja vahva tunnistautuminen vievät ajanvarausjärjestelmän uudelle tasolle. Tulevaisuudessa ajanvarausjärjestelmä ohjaa asiakasta lähetteellä olevien tutkimusten perusteella oikean ajan varaamiseen ja antaa myös tarkempia ohjeita näytteenottoon valmistautumisesta.

– Muutoksen myötä asiakas osaa paremmin valmistautua tulevaan laboratoriokäyntiin ja väärin varattuja aikoja tulee vähemmän. Järjestelmä myös opastaa asiakasta esimerkiksi siinä, saako ennen näytteenottoa syödä tai juoda, Saloranta kuvailee.

Järjestelmän antamat ohjeet ovat suosituksia, eli asiakas voi edelleen valita sen ajan, mikä hänelle parhaiten sopii. Uusi ominaisuus otetaan käyttöön pikkuhiljaa. Myöhemmässä vaiheessa ominaisuuksia ja järjestelmän tehoa lisätään.

Saloranta muistuttaa, että vaikka vahva tunnistautuminen otetaan käyttöön, niin edelleen on mahdollista varata aika ilman henkilöllisyyden vahvistamista. Tämä helpottaa esimerkiksi toisen puolesta tehtävää ajanvarausta. Tällöin tekoälyn mahdollistamat ohjeet eivät kuitenkaan ole käytössä.